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Assistantes - Guide pour les ateliers
Pour remplir une demande d’atelier, qu’elle soit liée au répertoire ressource culture à l’école (RCE) ou pas, la procédure va comme suit (je vais développer sur ces points ensuite):
- s’informer des ateliers qui les intéressent
- demander le lieu de l’école
- et le nombre d’élève présents
- les dates désirées (approx)
ensuite, on ouvre le fichier excel de facture pour remplir les données et avoir un estimé des coûts que l’on pourra donner au client.
voici un exemple de facture:
une fois les éléments de factures approuvés par Alex, on exporte la facture en PDF afin que le client dispose d’une version non modifiable, telle celle-ci:
Maintenant, avant de développer sur les points cités plus haut, il serait bon que vous preniez connaissance de certaines infos:
- ateliers disponibles, j’en ai 5!
- la grille tarifaire
- comment marche le programme culture à l’école, puisqu’une majorité de demande provient de là.
- ce lien est particulièrement pratique pour savoir les dépenses admissibles et justifier les coûts chargés dans la facture
Maintenant, développons sur les points ci-haut.
- s’informer des ateliers qui les intéressent
- il faut savoir quels ateliers dès le début car cela détermine comment axer la suite. Les ateliers TSC (Tracer son Chemin), BD et Historicontes n’impliquent pas de dépenses supplémentaires, mais la création assisté et les cours d’épées peuvent impliquer des coûts supplémentaires. Ces deux derniers devraient m’être retournées afin que je discute directement avec le client des détails. les autres, vous devriez être en mesure de tout faire, jusqu’à l’établissement des dates.
- demander le lieu de l’école
- cela déterminera le coût à charger pour e transport. En gros, il faut aller sur google map et déterminer le nbr de KM pour l’allée. Ensuit on fait x 2 pour l’aspect “aller-retour”. et on peut avoir à multiplier selon le nbr de jour où je fais l’aller retour. Habituellement, l’intérieur d’une heure de route, je fais l’aller retour. Autrement, j’ai plusieurs endroits au Québec où je peux dormir, mais si cela implique de dormir à qqpart, il y a des coûts spécifiques à charger, traités dans ce lien. Ces cas particuliers devraient êtres apportés à mon attention afin de savoir quelles sont les possibilités.
- et le nombre d’élève présents
- cela va déterminer le nbr d’ateliers nécessaires. Dans le cas où j’ai pas mal de déplacement à faire, je vais essayer de closer ça en une journée donc on mixe les classes le plus possible, mais dans le cas de plusieurs classes à proximité de chez moins (une heure de route) on peut splitter ça en plusieurs groupes afin de maximiser les revenus. 😉 Parfois, il y a des écoles qui veulent que je viennent rencontre une école complète à des distances impliquant que je doive rester dans les parages. ça se fait. Soit l’école s’arrange pour me trouver un endroit où loger, soit je m’en charge et leur charge selon les standards tarifaires de culture à l’école.
- les dates désirées (approx)
- à partir du moment qu’on a les dates, vous pouvez aller voir sur mon agenda les dates disponibles. Habituellement je mets tout dans mon agenda. donc, si il y a rien, il y a rien. À moins qu’une activité de famille y soit, mais non visible à celles à qui je partage cet agenda. Bref, une fois des dates possibles, me les soumettre je vérifie et confirme.
voilà, avec ces bases on devrait être ok et nous pourrons avancer avec ça.
pour toutes questions, si vous désirez une réponse rapide, appelez moi 450-421-3559
sinon, par messenger, ça marche bien aussi. 🙂